İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI – 2026

İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler – 2026
4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki özel sektör işçileri için hazırlanmıştır. İşçi özlük dosyasında saklanacak belgeler, ilgili mevzuat başlıkları altında gösterilmiştir.

İşe Giriş Belgeleri
Çalışanın işe kabulü sırasında hazırlanan temel kayıtlar özlük dosyasının başlangıç bölümünü oluşturur. Bunlar arasında aşağıdaki belgeler bulur:

- Kimlik bilgileri ve kimlik belgesi
- İş sözleşmesi veya çalışma koşullarını gösteren belge
- SGK işe giriş bildirgesi
- İşin niteliğine göre gerekli mesleki yeterlilik veya eğitim belgeleri
- İşe giriş sağlık raporu
- Yabancı çalışanlar için çalışma izni
- Gerekli durumlarda hijyen eğitimi belgesi
- Diploma, sertifika, banka hesap bilgisi ve yerleşim yeri belgesi gibi belgeler de işverenin süreçlerine ve çalışanın durumuna göre dosyaya eklenebilir.

Sağlık ve İş Güvenliği Belgeleri
Çalışanın yaptığı iş nedeniyle ortaya çıkan sağlık ve güvenlik yükümlülüklerine ilişkin kayıtlar da özlük dosyası sürecinin önemli bir parçasıdır. İSG eğitimlerine katılım kayıtları, kişisel koruyucu donanım teslim belgeleri, gerekli periyodik muayene kayıtları ve iş kazasıyla ilgili tutanaklar bunlara örnek gösterilebilir.

Burada sağlık bilgilerinin korunmasına ayrıca dikkat edilmelidir. Sağlık raporları ve benzeri hassas kayıtların erişimin sınırlandırıldığı, güvenli bir sistemde tutulması gerekir.

Performans ve Disiplin Kayıtları
Çalışanın iş yerindeki görev sürecinde ortaya çıkan idari ve performansa ilişkin belgeler de dosyanın devamında yer alabilir. Performans değerlendirmeleri, uyarılar, disiplin tutanakları, savunmalar, görev veya ücret değişikliklerine ilişkin belgeler bu kapsamda değerlendirilebilir.

İzin kullanımlarına ilişkin kayıtlar, ücret bordroları ve çalışana yapılan resmi bildirimler de çalışma dönemi boyunca dosyaya eklenmesi gereken kayıtlar arasındadır.

İşten Çıkış Belgeleri
Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesiyle birlikte dosyanın çıkış sürecine ait belgelerle tamamlanması gerekir. Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi, SGK işten ayrılış bildirgesi, kıdem ve ihbar ödemelerine ilişkin kayıtlar ile şartlara göre ibraname bu bölümde yer alabilir.

Çalışana verilen çalışma belgesinin kaydının da dosyada tutulması, işten ayrılış sürecinin belgelenmesi açısından önemlidir.

Özlük Dosyası Nasıl Düzenlenir ve Saklanır?
Her çalışan için ayrı bir dosya oluşturulmalı ve belgelerin kolayca kontrol edilebileceği bir sistem kurulmalıdır. En pratik yöntem, evrakları işe giriş, çalışma süreci ve çıkış şeklinde ayırmak ve belgeleri tarih sırasına göre düzenlemektir. Ayrıca evrakların yıpranmadan uzun süre saklanabilmesi için dayanıklı plastik klasörler veya askılı ve telli dosyalar kullanmak, hem düzeni korur hem de denetim süreçlerinde aranan belgelere hızlı erişim sağlar.

Dosyanın başına bir kontrol listesi eklemek de eksik belgelerin hızlıca fark edilmesine yardımcı olur. Çalışanın görevinde, ücretinde, izinlerinde veya kişisel bilgilerinde değişiklik olduğunda ilgili kayıtlar güncellenmeli, eski belgeler ise gerekli saklama kuralları çerçevesinde yönetilmelidir.

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanmalı?
Özlük dosyası saklama süresi bakımından dosyanın tamamı için kanunda tek bir süre yoktur. Süre, dosyada yer alan belgenin tabi olduğu mevzuata göre değişiklik gösterir.

5510 sayılı Kanun kapsamındaki kayıtlar için 10 yıl, Türk Ticaret Kanunu açısından 10 yıl ve iş sağlığı ve güvenliği kapsamındaki kişisel sağlık dosyaları için işten ayrılıştan itibaren en az 15 yıl gibi farklı süreler belirtilmektedir.

Bu nedenle bütün belgeleri tek bir süre üzerinden değerlendirmek yerine, belge bazında saklama süresi belirlemek daha doğru bir yaklaşımdır.

Özlük Dosyası Tutulmazsa Cezası Nedir?
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde düzenlenen yükümlülüğe uyulmaması durumunda uygulanacak özlük dosyası cezası, aynı Kanun’un 104. maddesi kapsamında idari para cezasına konu olabilir. 2026 yılı için özlük dosyasını düzenlememenin cezası 26.620 TL olarak belirlenmiştir.

Dijital (E-Özlük) Dosyası Uygulaması
Özlük kayıtlarının elektronik ortamda yönetilmesi mümkündür. Ancak dijital arşiv oluştururken belgelerin niteliği ve imza gereklilikleri dikkate alınmalıdır. Doğrudan dijital doğan belgelerin 5070 sayılı Kanun kapsamında Güvenli Elektronik İmza (e-İmza) ile imzalanmış olması gerekir.

Yalnızca taranmış ve imzasız belgelerin her durumda yeterli güvence sağladığı kabul edilmez. Islak imzalı fiziki evrakların yalnızca taranarak PDF yapılması yeterli bir ispat aracı sayılmaz, olası inkar durumlarına karşı ıslak imzalı asılların fiziksel arşivde muhafaza edilmesi şarttır.

Bunun yanında çalışanlara ait kişisel verilerin korunması için erişim yetkileri sınırlandırılmalı ve dijital arşivin güvenliği sağlanmalıdır. Sağlık gibi özel nitelikli veriler için daha sıkı erişim kontrolleri uygulanması gerekir.

Bilginize sunarız.